Cómo contratar un prefijo 900 e integrarlo con tu centralita virtual

¿Qué es una línea con prefijo 900 y para qué se usa?

Una línea 900 es un número de teléfono gratuito para la persona que llama. Sí, has leído bien: coste cero para tu cliente.

¿Quién paga entonces? Tu empresa. Sé lo que estás pensando: "¿Otro gasto?". ¡Para nada! Piensa en ello como una inversión inteligente.

Imagina esto: un cliente potencial tiene una duda sobre tu producto o servicio. Ve tu número de contacto, pero es un móvil y duda. "¿Cuánto me costará esta llamada?", esa pequeña barrera puede ser suficiente para que no llame y tú pierdas una venta.

Ahora imagina que ve un número 900. Sabe que es gratis. La barrera desaparece. Llama sin pensárselo. ¿El resultado? Más contactos, más preguntas resueltas, más problemas solucionados y, en definitiva, ¡más oportunidades de negocio!

Ofrecer un canal gratuito demuestra que te preocupas por tus clientes y que eres accesible, lo que dispara tu imagen de marca.

Usos estratégicos del número 900

Aunque la atención al cliente es el uso estrella, las líneas 900 son versátiles y ganan terreno en:

Campañas de marketing inteligentes

¿Sabías que puedes tener varios números 900 y asignar uno diferente a cada campaña publicitaria? Pues sí, puedes tener un teléfono 900 para tu web, otro para redes sociales, otro para un anuncio en prensa y cualquier otro que necesites.

Así, al final del mes, sabrás qué campañas te traen más llamadas y dónde te conviene invertir más. Es información valiosa para medir el ROI.

Servicios postventa y soporte técnico

Facilita que tus clientes actuales resuelvan incidencias o reciban ayuda sin coste adicional. Un cliente contento es un cliente fiel.

Además, si gestionas el soporte técnico desde una centralita con numeración 900, puedes distribuir las llamadas según el tipo de consulta, el horario o la disponibilidad del equipo.

Esto reduce los tiempos de espera y evita saturaciones, mejorando la percepción del servicio y liberando recursos internos.

Recogida de pedidos o reservas

Ideal para negocios que gestionan citas o pedidos por teléfono.

Restaurantes, clínicas, talleres, asesorías o cualquier servicio que dependa de la gestión telefónica puede beneficiarse de un canal de atención gratuito.

Con opciones como desvíos inteligentes o grabación de llamadas, puedes garantizar que cada pedido o reserva quede registrado de forma correcta y atender, incluso, fuera del horario comercial.

Encuestas y estudios de mercado

Recopila información valiosa de forma masiva sin que los participantes tengan que pagar.

Las líneas 900 para empresas aumentan la tasa de participación en encuestas telefónicas, ya que eliminan la barrera del coste para el usuario.

Con una centralita virtual puedes automatizar parte del proceso: programar llamadas, gestionar bases de datos, registrar respuestas y derivar ciertos perfiles directamente a agentes humanos si se requiere una interacción más personalizada.

¿Cómo funciona una centralita virtual con línea 900?

Vale, ya tienes claro por qué una línea gratuita para el cliente es efectiva. Pero, ¿Dónde entra en juego la centralita virtual? Ella es el cerebro detrás de tu número 900. Es la tecnología que gestiona todas esas llamadas entrantes y salientes de forma eficiente y profesional.

Funciona a través de internet. No necesitas instalar equipos caros y complicados en tu oficina. Todo está alojado en servidores seguros en la nube. Tus empleados pueden hacer y recibir llamadas desde:

• Teléfonos IP.
• Sus ordenadores.
• Sus propios móviles.

Además, los sistemas de telefonía en la nube vienen cargados de funcionalidades que te harán la vida más fácil y te ayudarán a dar un mejor servicio. Estas son las funciones que no te pueden faltar:

• Menús de Opciones.
• Colas de espera inteligentes.
• Grabación de llamadas.
• Horarios y desvíos.
• Integración con CRM.
• Estadísticas detalladas.

¿Por qué integrar tu línea 900 con la centralita virtual?

Una línea con prefijo 900 integrada en tu centralita IP convierte cada llamada en una oportunidad de negocio. Atiendes gratis al cliente y gestionas el contacto de forma ágil y profesional. Todo desde una misma plataforma, sin inversiones complicadas ni instalaciones físicas.

Puedes trabajar desde cualquier lugar, sumar nuevas extensiones cuando lo necesites e integrar herramientas como el CRM para no perder contexto en ninguna conversación. Tu equipo gana velocidad y tus clientes una atención más efectiva.

Además, la gestión telefónica inteligente te muestra en números qué está pasando: cuántas llamadas recibes, en qué horarios, qué agentes rinden mejor. Con esa información, mejoras procesos, tomas decisiones más claras y haces que tu servicio 900 sea realmente rentable.

No menos importante, es que la Voz Sobre Protocolo de Internet (VoIP) es una de las tecnologías emergentes más prometedoras. Según Global Growth Insights, hoy su valor supera los 42 mil millones de dólares.

¿No sabes cómo elegir una solución de telefonía VoIP? Lee nuestro artículo: Claves para elegir la centralita virtual IP para tu empresa.

Guía paso a paso para implementar tu línea 900 con centralita virtual

Tener un número con prefijo 900 ya no es exclusivo de las grandes empresas. Con esta guía práctica, puedes implementarlo en tu negocio sin complicaciones y con la confianza de que cada paso te acerca a una atención más profesional y rentable.

Tanto si partes desde cero como si ya tienes una plataforma de comunicación virtual en funcionamiento, este proceso es 100 % escalable. Solo necesitas un proveedor fiable, una centralita compatible y saber qué experiencia quieres ofrecer a tus clientes cuando llamen.

Vamos con el paso a paso para que tu número 900 empiece a trabajar por ti cuanto antes:

Paso 1: Contrata tu número 900

Elige un proveedor de telecomunicaciones que ofrezca números 900 en España y asegúrate de que te permita derivar las llamadas a una centralita virtual.

Para activar el número te pedirán documentación básica como CIF o DNI/NIE, datos fiscales y una cuenta bancaria nacional. El alta suele ser rápida y sin permanencia.

Paso 2: Elige o adapta tu centralita virtual

Si ya tienes una centralita operativa, confirma que permite recibir llamadas desde un número 900.

Si estás empezando o quieres mejorar lo que ya tienes, compara proveedores que ofrezcan integración sencilla, atención al cliente real y funciones como IVR, grabación de llamadas, estadísticas y conexión con tu CRM.

Paso 3: Conecta el número 900 con tu centralita y configúralo

Una vez activo el número y elegida la centralita, llega el momento de ponerlo en marcha técnicamente. No necesitas ser un experto en tecnología para hacerlo bien, pero sí tener clara la ruta de cada llamada:

• Vincula tu número: El proveedor redirigirá las llamadas entrantes del 900 a tu centralita. Tú solo tendrás que añadirlo dentro de tu panel de control como número entrante.
• Define el recorrido del cliente: Establece qué sucede cuando alguien llama. ¿Van al menú principal? ¿Directamente a un agente?
• Configura extensiones y departamentos: Crea los números internos para cada área de tu empresa y decide cómo se reparten las llamadas.
• Activa tu IVR: Graba los mensajes de bienvenida y diseña el menú de opciones que escuchará el usuario.
• Organiza las colas de espera: Decide si el cliente escuchará música, mensajes personalizados o tiempo estimado de espera.
• Integra tu CRM: Conecta la centralita a tu sistema de gestión de clientes. Así verás quién llama, qué necesita y podrás automatizar tareas como el registro de llamadas o la apertura de fichas.

Preguntas frecuentes sobre el prefijo 900 y centralitas virtuales

En este punto, ya tienes claridad sobre la importancia de contratar línea 900 y configurarla en un sistema de telefonía en la nube, pero sabemos que aún puedes tener dudas. Así que responderemos a las preguntas que con más frecuencia nos hacen en GTPhone:

¿Una pequeña empresa o un autónomo puede contratar una línea 900?

¡Por supuesto! Las líneas 900 son útiles para negocios de cualquier tamaño que quieran mejorar su servicio y dar una imagen más profesional. No es exclusivo de las grandes empresas.

¿Cuál es la diferencia real entre 900, 901 y 902?

Es simple:

• 900: Es gratis para quien llama, paga la empresa. Es una línea ideal para atención al cliente y marketing.
• 901: El coste de las 901 es compartido entre quien llama y la empresa.
• 902: Con una 902 paga íntegramente quien llama, a una tarifa especial.

¿Puedo recibir llamadas en mi 900 desde móviles y fijos?

Sí, sin problema. Los números 900 aceptan llamadas desde cualquier teléfono fijo o móvil.

¿Y llamadas desde el extranjero?

Puedes recibir a llamada. Solo que en algunos países pueden aplicar tarifas a tus clientes, por lo general lo cobran como una llamada local.

¿Puedo elegir el número 900 que quiero?

A veces sí. Puedes elegir entre los números que se encuentran disponibles, ¡quizás encuentres uno fácil de recordar!

¿Cuánto tiempo se tarda en tener todo funcionando?

La activación del número 900 puede llevar unos días y la configuración básica de la centralita puede hacerse en horas si tienes claro lo que quieres.

Ahora, haz que cada llamada cuente

Una línea 900 integrada con una centralita virtual no es un lujo: es una ventaja competitiva. El cliente llama gratis, tú respondes con eficiencia. Así de simple.

Esta combinación te permite gestionar más llamadas sin perder calidad, mejorar tu imagen sin complicaciones y tomar decisiones con datos reales, no con suposiciones. No es solo atención al cliente: es estrategia, es marca, es rentabilidad.

Checklist técnica para dejarlo todo listo:

• Contrata tu número 900.
• Verifica la compatibilidad con tu centralita virtual.
• Conecta el número al panel de control.
• Diseña el flujo de atención.
• Integra con tu CRM.
• Activa informes y estadísticas.

Listo. Ya no es solo atender llamadas. Es gestionarlas con inteligencia.

¿Listo para ofrecer un número 900 a tus clientes? Contáctanos hoy mismo y te asesoraremos sobre la mejor solución para tu negocio.

¿Quieres saber más sobre cómo optimizar tu atención al cliente? Lee nuestro artículo sobre Línea 900: 11 ventajas clave para mejorar la atención al cliente y aprende a sacar el máximo provecho a las llamadas entrantes de tu empresa.