¿Qué ocurre cuando tu cliente llama a un número 900?

¿Qué pasa cuando un cliente llama a tu número 900? Así es el recorrido completo de la llamada

Cuando un cliente marca tu número 900, comienza un proceso técnico preciso que permite conectar de forma inmediata, clara y sin coste para él. Todo ocurre en cuestión de milisegundos gracias a la estructura inteligente detrás de este tipo de líneas. Aquí te lo explicamos paso a paso:

Paso 1: El inicio de la llamada

El cliente marca desde su teléfono móvil o fijo. El operador identifica el número como una línea 900, lo que activa el protocolo de llamada gratuita para quien llama.

A diferencia de los números geográficos, que están ligados a una ubicación física, las llamadas a un número gratuito de atención al cliente se redirigen a la plataforma del proveedor que presta el servicio a tu empresa.

Paso 2: Una red sin fronteras

Las líneas 900 funcionan con cobertura nacional. Esto significa que cualquier persona en España puede comunicarse contigo sin pagar, sin importar si se encuentra en una ciudad grande o en una localidad rural.

La experiencia para el cliente es la misma en todo el país, lo que refuerza la confianza en tu marca. Por eso, entender qué pasa si te llama un 900 es clave si gestionas un negocio con presencia nacional o atención centralizada.

Paso 3: La centralita virtual gestiona la llamada

Una vez que la llamada entra al sistema, la centralita virtual activa el flujo que hayas configurado previamente. Cada parte del proceso puede adaptarse a las necesidades puntuales de tu negocio, por ejemplo:

• Menú de voz interactivo (IVR): El cliente escucha un mensaje que le orienta. Puede elegir entre opciones como ventas, soporte o administración. Esto permite que llegue de forma directa al área indicada.
• Distribución automática (ACD): El sistema decide a qué agente dirigir la llamada. Puede hacerlo por orden fijo, distribución rotativa, agente menos ocupado o habilidades específicas. También puedes configurarlo según horarios o prioridades de clientes registrados.
• Cola de espera personalizada: Si todos los agentes están ocupados, el cliente escucha un mensaje informativo o música. Puedes mostrar cuántas personas hay delante o el tiempo estimado de espera. Esto mejora la percepción del servicio y mantiene la atención.

Cada parte de este recorrido está pensada para optimizar la atención, reducir tiempos muertos y generar una experiencia profesional desde el primer segundo.

¿Cuánto le cuesta a mi empresa tener una línea 900?

Ahora, hablemos de la parte que te interesa como empresa: el coste. Es fundamental entender que, si bien la llamada es gratuita para tu cliente, tu empresa asume ese coste.

Sin embargo, no es un gasto, sino una inversión con un retorno claro en imagen, servicio y en ventas.

El coste para tu empresa se calcula por segundo y varía según el origen de la llamada, si la llamada la hacen desde un teléfono fijo o móvil en España. Así que no hay sorpresas en qué pasa si te llama un 900 en términos de factura.

¿Y las llamadas desde el extranjero?

Aquí hay un punto que a menudo genera confusión sobre qué pasa si te llama un 900 desde fuera de España. Tu número gratuito empresarial es, es por definición, un número dentro de España. Esto significa que:

• Para el cliente que llama desde el extranjero: La llamada no es gratuita. Se le aplicará la tarifa de una llamada internacional a un número fijo español por parte de su operador en el país de origen.
• Para tu empresa en España: Tu empresa no incurre en ningún coste adicional por estas llamadas internacionales a tu número 900. El operador del llamante en el extranjero es el que gestiona el cobro al cliente final.

Si tu negocio tiene una fuerte presencia internacional y necesitas ofrecer un número gratuito a clientes de otros países, la solución son los números Universal International Freephone Number (UIFN).

¿Por qué invertir en un número 900?

Más allá de los costes, una línea de atención telefónica gratuita para clientes es una herramienta de marketing y atención al cliente moderna que ayuda a mejorar la experiencia de quienes acuden a tu marca.

Un estudio de American Express reveló que el 70% de los consumidores considera que una buena atención al cliente es clave a la hora de elegir una marca. Entonces, si quieres estar en el top de atención al cliente, ofrecer un número 900 es una buena idea, porque:

Mejora la imagen y credibilidad

Un 900 transmite seriedad y profesionalidad. Los clientes asocian estos números con empresas establecidas y confiables.

Fomenta el contacto

Al eliminar la barrera del coste, animas a tus clientes a llamarte, ya sea para consultas, soporte o ventas. Esto significa más oportunidades de negocio.

Por ejemplo, si una cadena de restaurantes ofrece un servicio 900 para reservas, los clientes llamarán sin dudarlo y esto aumenta las ventas.

Centraliza la atención al cliente

Con una centralita virtual integrada, el 900 te permite gestionar todas las llamadas de manera unificada, independientemente de dónde provengan dentro de España.

Facilita el teletrabajo

Con una centralita virtual, tus agentes pueden atender las llamadas entrantes a un 900 desde cualquier lugar, siempre que tengan conexión a internet. Esto te da flexibilidad operativa y te asegura que qué pasa si te llama un 900 fuera de la oficina no sea un problema.

Análisis y mejora continua

Las centralitas virtuales modernas ofrecen métricas y grabaciones de llamadas. Podrás saber cuántas llamadas recibes, los tiempos de espera, las horas pico, y analizar la calidad de la atención.

Descubre también cómo una centralita virtual puede ayudarte a captar más clientes en nuestro artículo: Claves para elegir la centralita virtual IP para tu empresa.

¿Sabías esto sobre los números 900 en España?

• Más del 80% de las grandes marcas lo utilizan.
• Están regulados por la CNMC y garantizan accesibilidad nacional.
• Mejoran el ratio de contacto en campañas de captación hasta un 30%.

Preguntas frecuentes sobre los números 900

Si estás pensando en contratar una línea 900, es natural que te surjan algunas dudas adicionales. Aquí respondemos a algunas de las preguntas más comunes que nos hacen nuestros clientes.

Te ofrecemos las respuestas más claras y concisas posibles:

¿Cuánto tiempo se tarda en activar un número 900?

La activación de un número de atención al cliente sin coste es rápida. Una vez que contratas el servicio con GTPhone, la línea puede estar operativa en cuestión de horas o unos pocos días hábiles.

¿Necesito instalar hardware adicional para un número 900 y una centralita virtual?

No, la gran ventaja de las líneas 900 con centralita virtual es que no requieren la instalación de hardware adicional complejo.

Funcionan en la nube, lo que significa que solo necesitas teléfonos IP o desviar las llamadas a teléfonos fijos o móviles existentes.

¿Puedo usar un número 900 para realizar llamadas salientes?

No, los números 900 están diseñados exclusivamente para recibir llamadas entrantes gratuitas para el cliente.

Para realizar llamadas salientes, tu empresa debe utilizar líneas telefónicas tradicionales, números fijos o móviles o números de voz IP (VoIP) asociados a tu centralita virtual.

¿Es obligatorio para mi empresa tener un número 900?

No, para la mayoría de las empresas no es obligatorio tener un número 900.

Sin embargo, para ciertos organismos públicos o servicios de atención al cliente de empresas de gran tamaño, especialmente aquellas con más de 1 millón de clientes, la normativa española puede exigir un número de atención gratuito.

¿Qué sucede si el número 900 está ocupado?

Si el número 900 está ocupado, la llamada entrará en una cola de espera dentro de tu centralita virtual.

El sistema reproducirá música o mensajes pregrabados y avisará al cliente sobre su posición en la cola, hasta que un agente esté disponible para atenderlo. Por eso, con una centralita virtual ninguna llamada se pierde.

¿Se puede personalizar el mensaje de bienvenida y los menús del IVR?

Sí, la personalización del mensaje de bienvenida, los menús del IVR y la música de espera son personalizables.

Puedes grabar tus propios audios, establecer horarios, y diseñar un flujo que se adapte a las necesidades de tu negocio y a la imagen de tu marca.

¿Se pueden desviar las llamadas del 900 a teléfonos móviles personales?

Sí, es posible desviar las llamadas recibidas en tu número 900 a teléfonos móviles o fijos personales de tus agentes.

Esta flexibilidad permite que tu equipo atienda llamadas desde cualquier lugar, ideal para teletrabajo o para equipos comerciales en movimiento. La centralita virtual gestionará este desvío de forma transparente.

Checklist final para contratar un número 900 con éxito

Ahora ya sabes qué pasa si te llama un 900 y por qué este tipo de línea puede marcar una diferencia real en la forma en que tu negocio se comunica.

No se trata solo de atender llamadas, se trata de transmitir confianza, de estar disponible sin barreras y de ofrecer una experiencia que tus clientes valoren.

Un número 900 combinado con una centralita virtual es una inversión que mejora tu imagen, optimiza tu operatividad y abre la puerta a más oportunidades comerciales.

Si estás listo para incorporar la tecnología IP a tu negocio, aquí tienes una checklist rápida para saber si este es el momento de dar el paso:

• Quieres ofrecer atención telefónica sin coste para tus clientes.
• Buscas una imagen profesional y confiable en todo el país.
• Necesitas centralizar la gestión de llamadas de forma eficiente.
• Te interesa reducir tiempos de espera y mejorar la experiencia del usuario.
• Estás listo para convertir cada llamada en una oportunidad de venta o fidelización.

¿Te ves reflejado en estos puntos? Entonces, contacta con nosotros y te ayudamos a activar tu número 900 con centralita virtual.

Y si quieres seguir profundizando, no te pierdas este artículo: ¿Es rentable para las PyMES ofrecer un número 900?