Errores comunes al implementar una línea 901 y cómo evitarlos

Error 1: No cumplir con la normativa vigente para la línea 901

El número 901 está sujeto a la Ley 11/2022 General de Telecomunicaciones y al Real Decreto Legislativo 1/2007 (TRLGDCU).

Estas normas exigen que el coste de la llamada no supere el de una llamada nacional y que, en sectores esenciales como agua, luz, gas, sanidad o banca, se ofrezca un número gratuito o geográfico alternativo.

Si incumples con estos requerimientos, puedes enfrentar las siguientes consecuencias:

• Multas que superan los 100.000 €.
• Daño reputacional por denuncias públicas en redes sociales o medios.
• Obligación de cesar el uso del número de forma temporal.

¿Cuál es la solución?

Cumplir con esta norma es simple, solo tienes que publicar en todos tus canales de comunicación, como página web, redes sociales, anuncios publicitarios, entre otros un número alternativo o geográfico para tus clientes que prefieran llamar allí y no a un 901.

Además, revisa que las tarifas de los operadores cumplen con la normativa. Esto puedes hacerlo cada tres meses.

Error 2: No informar del coste real de la llamada

Aunque el coste desde un fijo es similar al de una llamada local, desde móviles puede ser superior y no está incluido en bonos. Si no informas esto, tu empresa puede estar en problemas.

Lo que dice la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC), es que el usuario debe conocer el coste de la llamada antes de que la comunicación empiece a facturar.

¿Cuál es la solución?

Aquí también tienes la solución en tus canales de comunicación, en cada pieza que menciones el prefijo 901 empresas como forma de contacto, puedes añadir un aviso similar a este: "Llamar a este número tiene el coste de una llamada local desde fijo. Consulta con tu operador el precio desde móvil".

Para esto, configurar tu número de tarificación compartida con una centralita virtual es la solución más efectiva, porque te permite configurar un mensaje de bienvenida donde puedes explicar de forma detallada los costes.

Error 3: No integrar el 901 con una centralita virtual

Contratar una línea 901 sin centralita en la nube limita su potencial. Sin esta integración, se pierden funcionalidades modernas, como desvíos según horario, grabación de llamadas, estadísticas en tiempo real o integración con CRM.

Este dato te interesa: Según la empresa de consultoría de experiencia al cliente Foundever, el 68,7% de los consumidores españoles abandonan una marca cuando reciben una mala atención.

Entonces, si tus canales de contacto no son bien gestionados, puedes perder clientes.

¿Cuál es la solución?

¡Fácil! Tienes que contratar una centralita IP que te permita, entre otras cosas:

• Configurar desvíos automáticos para picos de demanda.
• Activar grabaciones para auditorías internas.
• Usar informes para detectar horarios de mayor actividad.
• Grabar un mensaje de bienvenida.
• Integrarse con las plataformas CRM que ya utilizas.

Si no sabes cuál tecnología de centrales IP le viene mejor a tu empresa, no te preocupes. Aquí te ayudamos a contratar la mejor opción: Claves para elegir la centralita virtual IP para tu empresa.

Error 4: Usar la atención 901 en sectores donde el cliente espera gratuidad

En sectores esenciales como sanidad, servicios financieros básicos o suministros, el consumidor espera un canal sin coste.

Usar un 901 en exclusiva genera desconfianza y es ilegal si no se ofrece alternativa gratuita.

Esto no lo define el operador, tiene su base legal en el artículo 21.2 del TRLGDCU que prohíbe que el coste de la llamada para atención al cliente supere el de una llamada estándar y obliga a ofrecer numeración gratuita en sectores regulados.

¿Cuál es la solución?

Tienes dos acciones simples y fáciles de implementar:

1. Mantener un canal de contacto gratuito como los números 900 o números geográficos para atención básica.
2. Reservar el 901 para consultas avanzadas o servicios con valor añadido.

Error 5: Elegir un proveedor sin transparencia en tarifas y soporte

Un error frecuente cuando se usan servicios 901 es contratar con empresas que aplican costes ocultos o permanencias largas. Esto se traduce en gastos imprevistos y dificultad para cambiar de proveedor.

Si contratas sin constatar el buen servicio y transparencia de tu proveedor, te enfrentas a riesgos como:

• Incurrir en tarifas por minuto superiores a las de mercado.
• Tener que pagar costes de alta o de mantenimiento no informados.
• Descubrir que el soporte técnico es lento o limitado.

¿Cuál es la solución?

Si ya estás decidido a establecer la telefonía empresarial en España como un canal de comunicaciones, entonces tienes que:

• Comparar al menos tres ofertas antes de contratar.
• Exigir contrato escrito con todas las tarifas detalladas.
• Valorar proveedores con soporte 24/7 y sin permanencias abusivas.

Consejos para contratar a un buen proveedor de prefijo 901

Ya sabes lo que no debes hacer cuando gestionas atención al cliente 901, pero hay un detalle más que no puedes pasar por alto: Elegir correctamente al proveedor de la línea.

Es que en este paso se define el coste del servicio, su calidad, la flexibilidad de configuración, la atención técnica y la facilidad para cumplir la normativa vigente.

Un mal proveedor puede implicar tarifas ocultas, soporte deficiente y, en casos extremos, interrupciones en el servicio que afecten a tus clientes y tu reputación.

A continuación, te presentamos los aspectos más importantes que debes evaluar antes de firmar, para que la elección sea segura, rentable y sin sorpresas.

1. Debe ofrecer transparencia total en tarifas y condiciones

Un buen proveedor no te ocultará nada y responderá de forma clara a:

• Precio de alta, si existe, y coste mensual de mantenimiento.
• Tarifa por segundo o minuto para llamadas desde fijo y móvil.
• Costes por desvíos internacionales o servicios adicionales.
• Condiciones de permanencia o penalizaciones por cancelación.

Es importante que sepas que algunos proveedores aplican cargos adicionales que no comunican al inicio. Entonces, una revisión detallada del contrato evitará facturas inesperadas.

2. Que cumpla con la normativa 901

Como ya lo hemos mencionado, la telefonía empresarial en España está regulada por el Estado y los proveedores de este servicio deben apegarse a las leyes.

Cerciórate de que la empresa se adapte a las normas para que tu marca también las cumpla a cabalidad.

Si quieres saber más sobre el reglamento, puede leer nuestro artículo: Normativa línea 901: Qué dice la ley y cómo cumplirla sin errores.

3. Procurar integración con centralita virtual

Las empresas que adoptan una centralita en la nube reducen hasta un 80% en su factura mensual, gracias a la eliminación de costes de hardware, mantenimiento y líneas físicas tradicionales.

Así que, un buen proveedor debe ofrecer la integración con una centralita en la nube para:

• Desviar llamadas según horario, ubicación o carga de trabajo.
• Grabar y almacenar conversaciones para auditorías.
• Generar informes en tiempo real.
• Integrar el 901 con tu CRM o software de gestión.

4. Ofrecer soporte técnico rápido y eficaz

Tener un 901 activo no sirve de mucho si, ante una avería o incidencia, tu proveedor tarda días en responder. Evalúa si el proveedor ofrece:

• Atención 24/7 en caso de averías.
• Canales de soporte múltiple, como teléfono, email, chat, entre otros.
• Resolución de incidencias en menos de 24 horas.

Tienes que considerar un fallo en la línea durante horas puede suponer pérdidas económicas y de confianza.

5. Flexibilidad y escalabilidad

Un proveedor de números de tarificación compartida debe ofrecer un servicio que crezca al ritmo de tu empresa y se adapte a cambios en la demanda sin costes ocultos ni interrupciones. Es esencial que te permita:

• Añadir o quitar líneas sin penalización.
• Cambiar el plan tarifario según el volumen de llamadas.
• Implementar funciones extra como buzón de voz, colas de espera o locuciones personalizadas.

Con estos criterios podrás filtrar proveedores y asegurarte de que tu línea cumpla con la ley y aporte valor real a tu negocio.

Cómo asegurar que tu número de atención empresarial funcione sin problemas

Implementar una línea 901 de forma correcta es la mejor manera de cumplir la normativa y elegir un proveedor te da respaldo para optimizar tus comunicaciones con tecnología.

Cada error que evites hoy puede ahorrarte sanciones, pérdidas de clientes y costes ocultos mañana.

Ten presente que cuando un cliente llama, no analiza si tu servicio tiene buena tarifa o si tu centralita es avanzada: simplemente espera que le contesten rápido, que resuelvan su consulta y que la experiencia sea fluida. Ahí es donde se nota si has planificado bien la implementación o si la has dejado a la improvisación.

Checklist rápida para revisar tu teléfono 901:

• Cumple la normativa y ofrece un número alternativo.
• Informa siempre del coste de la llamada.
• Usa centralita virtual para gestionar el flujo.
• Evita usarlo como único canal en sectores regulados.

Ahora, ponte en contacto con el equipo de GTPhone y recibe un demo gratuito para que empieces a comunicarte mejor con tus clientes ya mismo.

Antes de despedirnos te invitamos a leer nuestro artículo: ¿Por qué las startups inteligentes están usando el prefijo 901?