Guía rápida para decidir cuándo conviene contratar un número 900

¿Qué significa realmente que un número 900 sea gratuito?

Aunque muchos lo desconocen, que el número de teléfono que empieza por 900 sea gratuito significa que la empresa paga el coste total de la llamada.

Es una numeración no geográfica que puede recibir llamadas desde cualquier punto de España, sin que el cliente pague un céntimo.

Esto hace del 900 un canal ideal para fidelizar, pero también una inversión que debe gestionarse con métricas claras: duración media de llamadas, ratio de resolución y retorno por cliente atendido.

En este post te damos más detalles que te aclararán el panorama: ¿Qué son las líneas 900 y cómo pueden beneficiar a tu empresa?

¿Cuándo conviene usar un número 900?

Usar un 900 tiene sentido cuando el contacto telefónico es una palanca de conversión o fidelización. No se trata de gastar en llamadas, sino de invertir en confianza y reputación.

1. Sectores regulados o con atención obligatoria gratuita

El Real Decreto Legislativo 1/2007 (TRLGDCU) y el Ministerio de Consumo establecen que las empresas de sectores básicos deben ofrecer atención telefónica gratuita. Por ejemplo: energía, banca, seguros, salud y telecomunicaciones.

2. Empresas que buscan mejorar reputación

El 900 comunica compromiso y seriedad. Iberdrola, Mapfre o Endesa lo usan para reforzar confianza. Las marcas con atención gratuita aumentan su tasa de recomendación en un 28 %.

3. Estrategias de captación o servicio postventa

Si tu negocio depende del contacto directo, como e-commerce o servicios técnicos, el 900 multiplica la interacción.

Mira este ejemplo real: una empresa de mantenimiento informático incrementó sus solicitudes de soporte en un 18 % tras implementar un número gratuito.

Cuándo NO conviene elegir un número 900

El número de teléfono que empieza por 900 es gratuito solo tiene sentido si el retorno supera el gasto. En otros casos, puede ser contraproducente.

1. Empresas con atención comercial intensiva

Si recibes muchas llamadas de prospectos sin conversión, pagar por cada una no es rentable. En estos casos, un número 901 de coste compartido reduce el gasto sin perder profesionalismo.

2. Negocios que monetizan su tiempo

Consultores, abogados o psicólogos deberían usar prefijos 807, donde el cliente paga una tarifa profesional. Esto permite generar ingresos directos y filtrar llamadas no cualificadas.

3. Campañas o promociones temporales

Para acciones breves, el número 905 resulta más eficaz: cobra una tarifa fija por llamada, ideal para televotos, sorteos o promociones puntuales.

4. Atención internacional

El 900 no está disponible desde el extranjero. Si atiendes fuera de España, conviene usar un número geográfico VoIP (+34) o una línea internacional.

Hacer rentable un 900: cómo controlar el gasto sin perder eficacia

Muchas empresas descartan el 900 por considerarlo caro, pero gestionado con inteligencia puede es una inversión controlada.

Integra el 900 con una centralita virtual

Con una centralita virtual VoIP, puedes medir la duración media de cada llamada, redirigir según horario y grabar conversaciones.

Fíjate en este ejemplo práctico: una clínica dental con GTPhone detectó que el 70 % de las llamadas se concentraban entre las 9 y 11 a.m. y ajustó su personal para reducir esperas y costes.

Mide los KPIs correctos

• FCR (First Call Resolution): porcentaje de llamadas resueltas en el primer contacto.
• TMO (Tiempo medio operativo): cuánto dura cada llamada.
• Conversión telefónica: llamadas que terminan en venta o cita.

Reducir un 10 % el TMO puede suponer hasta un 12 % menos de gasto mensual en líneas 900.

Establece límites de uso

Configura desvíos automáticos fuera de horario o para llamadas no comerciales. Así evitas pagar por contactos improductivos.

Alternativas al 900: el mapa real de prefijos empresariales

El número de teléfono que empieza por 900 es gratuito, pero no es la única numeración especial que puede impulsar la atención o la monetización en una empresa.

España cuenta con varios prefijos regulados por la CNMC que definen quién paga la llamada, cuál es su finalidad y qué sectores pueden usarlos.

Elegir correctamente optimiza costes, mejora la experiencia del cliente y la percepción de marca. A continuación, te mostramos una comparativa con los principales prefijos y sus usos más comunes:

Checklist para decidir si tu empresa necesita un 900

Responde con sinceridad:

• ¿Tu negocio depende de la confianza y la inmediatez?
• ¿Tu sector exige atención gratuita por ley?
• ¿Tus clientes evitan llamar si hay coste?
• ¿Tienes una centralita que gestione el tráfico?
• ¿El retorno por cliente compensa el gasto?

Si respondes “sí” a tres o más, el número de teléfono que empieza por 900 es gratuito e indispensable para tu empresa. Si no, evalúa alternativas más sostenibles como el 901 o 807.

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Preguntas frecuentes sobre el uso del 900 en empresas

Aunque el número de teléfono que empieza por 900 es gratuito, muchas empresas todavía tienen dudas sobre su funcionamiento, coste real y compatibilidad con otras soluciones tecnológicas.

Es normal: la normativa cambia, los clientes son cada vez más exigentes y los proveedores ofrecen múltiples configuraciones, con o sin centralita virtual, con grabación, con enrutamiento inteligente, entre otras opciones.

Además, no todas las empresas tienen los mismos objetivos. Una compañía de energía busca cumplir con la ley y atender gratis, mientras que una startup tecnológica puede necesitar equilibrar costes o integrar la línea con un CRM.

Por eso, recopilamos las consultas más comunes de nuestros clientes para ayudarte a tomar decisiones informadas y evitar errores que afecten tu reputación o rentabilidad.

¿Cuánto cuesta mantener una línea 900?

Depende del volumen. En algunas operadoras los planes comienzan desde 15 €/mes + coste por minuto o por segundo.

¿Puedo recibir llamadas del extranjero?

No, el 900 solo funciona dentro de España. Para atención internacional, usa VoIP o numeración geográfica.

¿Es legal usar el 900 para reclamaciones?

Sí y en algunos sectores es obligatorio. Pero debes garantizar atención rápida y sin coste.

¿Qué pasa si anuncio un 900 como gratuito y cobro la llamada?

Sería una infracción grave bajo la Ley 11/2022, con sanciones de hasta 10 000 €.

¿Puedo cambiar de proveedor manteniendo mi número?

Sí, los números 900 son portables. Puedes trasladarlo a GTPhone sin interrupciones en menos de 48 h.

Conclusión: el 900 es gratuito para tus clientes y es una buena opción para tu empresa

El prefijo 900 no supone coste para quien llama, pero su verdadero valor radica en cómo tu empresa lo integra en su estrategia de atención y comunicación.

Más que un gasto, es una inversión en confianza, profesionalismo y eficiencia.

El error común no es pagar por las llamadas, sino no medir su impacto. Empresas que combinan un 900 con centralita virtual, CRM y métricas claras logran:

• Atención profesional y consistente para todos los clientes.
• Escalabilidad sin necesidad de infraestructura física.
• Optimización de costes y recuperación de inversión indirecta.
• Mejora de la satisfacción y fidelización del cliente.

Checklist estratégico:

• ¿Tienes métricas claras de tu atención telefónica y coste por contacto?
• ¿Tu línea refleja la imagen profesional de tu empresa?
• ¿Integras la telefonía con CRM o centralita virtual para aprovechar cada interacción?
• ¿Usas la gratuidad del 900 como ventaja competitiva, no solo como gasto?
• Si respondes “no” a alguna, es momento de ajustar tu estrategia.

Activa hoy tu línea 900 con centralita virtual GTPhone y ofrece atención gratuita profesional en menos de 48 horas.

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